Multipolar rilis pengelolaan dan administrasi persuratan MailApp

Reporter: Dina Mirayanti Hutauruk | Editor: Handoyo .

KONTAN.CO.ID - JAKARTA. PT Multipolar Technology Tbk (Multipolar Technology) bekerja sama dengan PT Helios Informatika Nusantara memperkenalkan aplikasi persuratan MailApp berbasis web dan dilengkapi versi mobile guna memudahkan aksesibilitas dan mobilitas.

Kerjasama ini dilakukan keduanya setelah melihat bahwa administrasi persuratan sudah selayaknya dikelola secara modern dan paperless yang dapat diakses kapan dan dari mana pun memasuki era digital. Terlebih dengan kondisi pandemi saat ini, pekerjaan atau kolaborasi harus dapat dilakukan dari mana saja dengan meminimalkan pengiriman, sirkulasi, dan tanda tangan berkas atau dokumen secara fisik.

Erlina, Division Head Project Management Office Multipolar Technology mengatakan, pertumbuhan dan sirkulasi dokumen dalam jumlah besar menjadi tantangan yang tidak ada habisnya apabila tidak didukung tata kelola berbasis teknologi.

Masih banyak institusi yang harus mengelola dan mendata surat atau dokumen seperti surat masuk dan keluar, review konsep surat, serta disposisi surat secara manual atau belum terintegrasi. Namun, jika jumlah surat masuk, surat keluar, dan disposisi yang dikelola sudah mencapai ribuan akan sulit dilakukan tanpa dukungan aplikasi yang memadai.

“Kami menghadirkan aplikasi MailApp siap pakai yang mudah digunakan, aman, serta dapat diintegrasikan dengan aplikasi kolaborasi yang umum dipakai sehari-hari seperti email dan Office 365. MailApp memiliki fitur lengkap yang memudahkan pembuatan berbagai jenis surat berdasarkan format standar, pengarsipan terpusat, pelacakan surat, dan kemampuan menangani dokumen dalam jumlah hingga ribuan setiap bulannya," kata Erlina dalam keterangan resminya, Sabtu (24/7).

MailApp yang dikembangkan sendiri oleh Multipolar Technology ini menyuguhkan kemampuan merekam dan melacak histori persetujuan dokumen, sistem editor yang user friendly, lengkap dengan fitur digital signature dan QR Code.

Pencarian surat atau berkas dapat dilakukan secara cepat dengan fitur pencarian melalui beberapa parameter, dan penelusuran pemrosesan surat bisa diketahui setiap saat melalui log surat. Dengan aplikasi yang berbasis web dan mobile, MailApp bisa diakses dari mana pun dan kapan pun secara mudah dan cepat.

Keunggulan lainnya, lanjut Elina, pengoperasian MailApp demikian mudahnya karena aplikasi ini terintegrasi dengan Microsoft Word dan Microsoft Exchange atau Outlook yang sudah biasa kita pakai sehari-hari, sehingga tidak usah kuatir lagi dengan kesenjangan teknologi.

Penata kelola administrasi persuratan bisa melakukan pemantauan melalui dashboard dan reporting dengan active chart, atau melakukan penyesuaian peran pengguna dan pengaktifan fitur tertentu hanya dengan setting parameter saja.

MailApp juga menawarkan penambahan dan perubahan tipe surat yang fleksibel, digital signature dan QR Code untuk autentikas, didukung versi aplikasi mobile berbasis Android dan iOS, terintegrasi penuh dengan Microsoft Office, dan terintegrasi penuh dengan Microsoft Exchange.

Aplikasi MailApp yang berjalan di atas platform Wintel seperti HPE ini memungkinkan administrasi persuratan dilakukan dengan mudah berkat dukungan fitur-fitur teknologi terkini. Administrasi persuratan bisa dilakukan dengan cepat, mulai dari editing surat, melacak dan mencari surat, hingga peninjauan dan penandatanganan surat. Percepatan dan efisiensi dimungkinkan dengan proses yang paperless dan akses secara mobile dari mana saja.

Pemrosesan surat manual seringkali menghadapi ketidakpastian waktu untuk verifikasi hingga finalisasi dengan tanda tangan. Dengan MailApp, semua pihak akan mendapatkan notifikasi untuk menindaklanjuti pemrosesan surat dan jika waktu pemrosesan akan melewati service level atau standar layanan yang telah ditetapkan.

Penelusuran dan pencarian surat juga menjadi mudah dengan fitur advance search yang bisa dipilih parameter pencariannya sesuai kebutuhan.

Sebagai mitra kerja Kementerian BUMN, Multipolar Technology telah menerapkan standar-standar nasional yang berlaku, antara lain untuk pengarsipan mengacu pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), untuk digital signature bisa diintegrasikan dengan provider bersertifikasi seperti Peruri (Percetakan Uang Republik Indonesia), dan BSrE (Balai Sertifikasi Elektronik).