Reporter: Ignatia Ivani | Editor: Yudho Winarto
KONTAN.CO.ID - JAKARTA. Di tengah percepatan pembangunan infrastruktur Indonesia, PT Penjaminan Infrastruktur Indonesia (PII) Menggandeng Microsoft untuk menyediakan dan mendukung proses migrasi melalui solusi produktivitas dan kolaborasi, analisis data, serta keamanan siber.
Ini sejalan dengan realisasi mandat negara untuk mengelola risiko penjaminan pembiayaan dalam skema Kerja sama Pemerintah dan Badan Usaha (KPBU) secara modern.
Direktur Utama PII Muhammad Wahid Sutopo menyampaikan bahwa pandemi memicu komunikasi digital lebih efisien untuk mendukung kegiatan operasional dalam menjalankan mandat yang ditugaskan dibandingkan komunikasi konvensional. Bersamaan dengan misi itu, saat ini PII tengah menjamin 42 proyek dengan nilai investasi lebih dari Rp470 triliun.
“Menyadari sifat bisnis yang high contact, di mana kami harus menjaga hubungan dengan berbagai pemangku kepentingan yang merupakan decision maker, komunikasi mutlak diperlukan. Oleh karena itu, percepatan transformasi digital segera kami lakukan,” ujarnya pada Rabu (3/8).
Baca Juga: Proyek Infrastruktur Senilai Rp 490,2 Triliun Dijamin
Berangkat dari kebutuhan tersebut, PII mulai memanfaatkan ekosistem Microsoft 365 dengan Microsoft Teams sebagai hubungan utamanya untuk melakukan chatting dan conference, menulis catatan rapat, mendapatkan rekaman rapat, melakukan kerja kolaboratif dalam satu dokumen yang sama, mengelola penyimpanan data (storage), mendistribusikan tugas, serta melakukan penjadwalan semua dalam satu platform.
Untuk mempercepat proses bisnis, PII juga bertransisi ke otomatisasi persetujuan dan penandatanganan dokumen secara digital menggunakan PowerAutomate di dalam Microsoft Teams.
Fleksibilitas, kapabilitas multifungsi dalam satu tempat, platform yang ramah pengguna, serta protokol keamanan yang ada di dalam platform menjadi keunggulan yang sangat dibutuhkan PII.
Pengelolaan end-user device menjadi lebih mudah, aman, serta memberi kesiapan bagi perusahaan untuk implementasi kebijakan Bring Your Own Device (BYOD).
Kemampuan ini juga memungkinkan seluruh karyawan PII untuk bekerja dari mana saja seraya memitigasi risiko kebocoran data sensitif dan mencegah serangan pada sistem informasi perusahaan.
Sutopo menambahkan bahwa meski belum genap setahun, pihaknya sudah merasakan manfaat dari digitalisasi ini, khususnya dari sisi penyimpanan dokumen yang semula terpisah-pisah dengan banyak versi. Saat ini, setiap karyawan hanya membutuhkan link untuk mengakses satu dokumen yang sama.
Lebih lanjut, ia pun menceritakan pengalamannya dalam satu kesempatan di mana beliau pernah meninggalkan komentar revisi di satu dokumen sebelum naik pesawat dan beliau dapat langsung melihat hasil revisi tersebut di link yang sama ketika mendarat. Data terbaru pun dapat digunakan kapan saja dibutuhkan.
Baca Juga: PII Telah Berikan Penjaminan Pinjaman Senilai Rp 105 Triliun kepada 8 BUMN
“Menurut saya, digitalisasi ini membuat kerja kolaborasi kami jadi lebih efektif dan terorganisasi. Kami juga akan mempelajari potensi untuk menerapkan kerja hybrid, menggabungkan kerja tatap muka dan digital tergantung preferensi karyawan. Dengan fondasi yang kuat melalui sistem dan alat kolaboratif yang dimiliki, maka akan mempermudah rencana tersebut ke depannya,” tambahnya.
Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang manajemen risiko, data menjadi fokus berharga agar perusahaan dapat memahami dan memberikan penjaminan risiko secara efektif.
Karenanya, PII mulai memanfaatkan teknologi PowerBI, sebuah pengolahan dan visualisasi data interaktif dari Microsoft untuk mengolah data dari proyek sebelumnya menjadi wawasan yang bermanfaat untuk mengelola risiko di masa depan.
Kemampuan analisis data secara real-time ini memungkinkan PII mendapatkan akses akan angka yang akurat kapan saja dibutuhkan.
Melalui survei kepuasan karyawan yang masih berlangsung, 92% responden menyatakan puas dengan migrasi yang dilakukan dan merasa penggunaan Microsoft 365 membantu meningkatkan produktivitas mereka.
Tim IT PII juga melihat adanya penurunan permintaan dukungan IT dari karyawan. Selama masa migrasi, tercatat adanya penurunan tiket gangguan email sebesar lebih dari 90%.
Selain itu, permohonan pembersihan mailbox akibat kapasitas penyimpanan personal yang penuh sudah berkurang 100% karena karyawan telah memanfaatkan cloud Microsoft yang memberikan kapasitas storage email hingga 50 GB per orang dan storage document hingga 1 TB per orang.
Terlihat bahwa karyawan menjadi lebih mandiri dalam menyelesaikan masalah IT mereka sehingga tim IT dapat fokus pada hal-hal yang membutuhkan prioritas lebih tinggi, seperti keamanan siber.
Adapun familiarity menjadi pertimbangan penting PII untuk dapat mengimplementasikan change management yang mulus. Hal ini disebabkan mekanisme transformasi dan pemilihan platform digital yang sudah familiar bagi karyawan akan membutuhkan learning curve yang lebih rendah dan memakan waktu adaptasi yang lebih ringkas.
Tingkat ketidakpastian yang timbul dari upaya perubahan pun menjadi lebih sedikit dengan potensi tingkat penerimaan karyawan yang lebih tinggi, sehingga memungkinkan kesuksesan transformasi digital yang lebih besar.
Baca Juga: PII dan DJPPR Teken Perjanjian Penjaminan Pemerintah untuk Proyek SREAP PLN
Direktur Keuangan PII Donny Hamdani menyampaikan bahwa sebagian besar karyawan PII adalah ahli keuangan yang tidak memiliki spesialisasi IT. Namun, sejak digitalisasi ini PII melihat karyawan justru mencari tahu dan berinovasi sendiri menggunakan seluruh lisensi Microsoft 365 yang tersedia.
“Kami bangga dengan adanya growth mindset seperti ini, dan digitalisasi bersama Microsoft memungkinkan itu terjadi dengan lebih mudah dan cepat. Kami pun ingin segera mengeksplor cara lain untuk menggunakan teknologi Microsoft," jelasnya.
Ia menambahkan akan menempuh alternati lain dengan melalui pengembangan sistem P2P (procurement-to-payment) yang terintegrasi serta perampungan database management untuk analisis data sehingga PII bisa mengambil keputusan lebih cepat.
Saat ini, PII juga memanfaatkan teknologi terintergrasi melalui penggarapan solusi ERP Dynamics 365 untuk mendukung proses pengadaan dan keuangan yang lebih efisien.
Tambah lagi, PII juga mengembangkan kapabilitas data analytics untuk membantu proses pemantauan berkelanjutan yang mampu memitigasi dampak risiko finansial, meningkatkan kapasitas penjaminan, dan berkontribusi pada pembangunan infrastruktur di Indonesia.
Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News
